Le problème
Un bureau d'études indépendant en province de Namur établissait en moyenne 12 devis par semaine. La partie chiffrage — heures, matériaux, sous-traitance — prenait 20 à 25 minutes. La rédaction en prenait autant en plus : reformuler le besoin client clairement, structurer le devis en sections lisibles, rédiger l'email d'accompagnement personnalisé avec les bons arguments selon le contexte.
Multiplié par 12 devis par semaine, ça représentait presque une demi-journée de travail consacrée à de la mise en forme et de la rédaction — pas à de l'ingénierie.
Et malgré cet investissement en temps, la qualité variait. Certains emails étaient soignés, d'autres expédiés quand la pression du planning se faisait sentir.
La conséquence directe : le bureau limitait son volume à 5 devis par semaine. Pas par manque de demande — par manque de temps pour les rédiger correctement.
Ce qui a été mis en place
Brief vocal → texte structuré
Le workflow démarre par un enregistrement vocal. Le commercial dicte son brief en 1 à 2 minutes depuis son téléphone : le client, le projet, le contexte, les points d'attention particuliers.
Whisper transcrit l'enregistrement. La transcription est envoyée à n8n qui déclenche la suite.
Génération du devis et de l'email — Claude API
n8n envoie la transcription à Claude API avec deux instructions distinctes :
- Structurer le devis : reformuler le besoin client, décomposer les prestations, intégrer les conditions standard (délais de paiement, validité, clause de révision), respecter la charte de l'entreprise.
- Rédiger l'email : personnaliser selon le contexte capturé dans le brief, adopter le bon ton, intégrer un CTA clair.
Les deux documents sont générés en parallèle. Le brief vocal de 2 minutes contient souvent plus de nuances qu'un formulaire rempli à la hâte — l'IA en tire parti.
Validation et envoi
Le résultat arrive dans une interface simple : d'un côté le devis structuré prêt à être intégré dans le template PDF, de l'autre l'email rédigé. Le commercial lit, ajuste si besoin — rarement plus de deux ou trois mots — et envoie.
n8n copie automatiquement le tout dans la fiche client Notion pour garder l'historique.
Résultats
- Temps de rédaction par devis : passé de 45 min à 5 min
- Volume de devis émis par semaine : passé de 5 à 12
- Qualité perçue : les emails sont devenus systématiquement soignés et personnalisés, même en période chargée
- Taux de transformation : +22% sur les 3 premiers mois — les devis mieux rédigés convertissent mieux
Stack technique
- Whisper (OpenAI) : transcription du brief vocal
- Claude API (Anthropic) : génération du devis structuré et de l'email personnalisé
- n8n : orchestration complète (Whisper → Claude → validation → archivage)
- Notion : CRM, historique des devis et emails générés
- Google Docs + Apps Script : template PDF pour la mise en forme finale du devis
Ce qu'on retient
L'IA ne remplace pas le commercial. Elle supprime la partie mécanique de son travail — reformuler, structurer, mettre en forme — pour qu'il se concentre sur la relation et la technique.
Le brief vocal est le bon déclencheur : c'est naturel, rapide, et il capture des nuances que personne ne prendrait le temps de saisir dans un formulaire.
Vous passez trop de temps à rédiger des devis et des emails commerciaux ? On peut réduire ça à 5 minutes par dossier. Écrivez à contact@craftflow.be.