Le problème
Un commercial qui gère 40 prospects actifs en parallèle, ça ne marche pas avec un tableur Excel et des rappels Outlook.
Une PME de services techniques en province de Namur avait exactement ça. Le suivi commercial reposait entièrement sur la mémoire et la discipline de deux personnes. Résultat : des relances oubliées, des devis envoyés sans retour jamais réclamé, et des prospects qui signaient ailleurs parce que le concurrent avait rappelé plus vite.
Trois heures par semaine partaient en gestion manuelle de ce qui aurait dû être automatique.
Ce qui a été mis en place
Le point de départ : chaque nouveau contact passait soit par un formulaire site, soit par un email entrant. Ces deux sources alimentaient désormais automatiquement un CRM Notion via n8n.
Capture et enrichissement automatique
Un workflow n8n surveille la boîte Gmail en temps réel. Dès qu'un email contient certains mots-clés (demande de devis, renseignements, disponibilité…), il crée ou met à jour la fiche prospect dans Notion. Nom, email, société, objet de la demande — tout est extrait et classé sans intervention humaine.
Le formulaire site déclenche le même workflow via webhook. En moins de 30 secondes, le prospect est dans le CRM avec son statut initial.
Séquences de relance automatiques
À partir du statut de chaque fiche (Devis envoyé, En attente de réponse, Prospect froid…), n8n déclenche les relances au bon moment :
- J+3 après envoi d'un devis : email de suivi personnalisé
- J+7 sans réponse : relance plus directe avec proposition d'appel
- J+14 : relance finale, passage en statut "Froid"
Chaque email est généré dynamiquement avec le nom du prospect, le nom du commercial et un résumé de la dernière interaction. Pas un template générique.
Tableau de bord en temps réel
Un rapport Notion se met à jour chaque matin avec : les relances du jour, les devis en attente depuis plus de 5 jours, les prospects chauds sans activité récente.
Résultats
- Délai de réponse moyen : passé de 28h à moins de 4h
- Relances commerciales traitées par semaine : 12 à 15, sans intervention manuelle
- Temps de gestion CRM récupéré : 3h/semaine
- 0 prospect perdu faute de relance depuis la mise en place
Stack technique
- n8n : orchestration centrale (Gmail, Notion, webhooks)
- Notion : CRM + tableau de bord commercial
- Gmail API : surveillance boîte entrante + envoi des relances
- Webhook : déclencheur depuis le formulaire de contact site
- Claude API : personnalisation des textes de relance
Ce qu'on retient
La valeur n'est pas dans la technologie. Elle est dans le fait que plus personne ne se demande "est-ce qu'on a relancé ce prospect ?" — c'est fait, automatiquement, au bon moment.
Ce type de setup prend une journée à mettre en place. Il continue à tourner seul ensuite.
Vous aussi vous perdez du temps à gérer vos relances à la main ? On règle ça en une semaine. Écrivez à contact@craftflow.be.