Le problème
Soixante à quatre-vingts factures par mois. Chacune reçue par email, en PDF. Le processus : ouvrir l'email, télécharger la pièce jointe, ouvrir le PDF, lire les données (fournisseur, montant HT, TVA, numéro de facture, date, référence commande), les saisir manuellement dans le logiciel de comptabilité, classer le PDF dans un dossier Drive organisé par fournisseur et par mois.
Deux heures trente par semaine. Pas le travail qui fait avancer l'entreprise.
Et en plus des erreurs : une inversion de chiffres, un montant mal lu, une référence commande oubliée. Pas catastrophique mais systématiquement corrigé lors du rapprochement en fin de mois — ce qui rajoutait encore du temps.
Ce qui a été mis en place
1. Surveillance de la boîte email
Un workflow n8n surveille la boîte Gmail dédiée aux factures fournisseurs. Dès qu'un email avec une pièce jointe PDF arrive, il est capturé. Le nom de l'expéditeur, la date de réception et le fichier sont transmis à l'étape suivante.
2. Extraction des données avec Claude API
Le PDF est converti en texte brut puis envoyé à Claude API avec une instruction précise : extraire le numéro de facture, la date, le nom du fournisseur, le montant HT, le taux de TVA, le montant TTC et la référence de commande si présente.
Claude renvoie un objet JSON structuré. Si un champ est absent ou ambigu dans le PDF, il est marqué comme null plutôt que d'inventer une valeur — ce qui déclenche une alerte manuelle plutôt qu'une erreur silencieuse.
3. Vérification et doublon
Avant toute création dans la comptabilité, n8n vérifie si ce numéro de facture existe déjà dans Google Sheets (le registre des factures). Si oui, une alerte Slack est envoyée et la facture n'est pas traitée automatiquement. Ça évite les doublons de paiement — situation qui arrivait 2 à 3 fois par an avec le process manuel.
4. Intégration comptable
Si la facture est valide et nouvelle, les données sont poussées dans le logiciel de comptabilité via API (dans ce cas, la comptabilité était gérée sous un outil avec API REST). Une ligne est créée dans Google Sheets avec toutes les métadonnées et le statut "À valider".
5. Classement automatique
Le PDF original est renommé selon une convention définie (YYYYMM_Fournisseur_NumFacture.pdf) et déposé dans le dossier Drive correspondant, créé automatiquement s'il n'existe pas encore.
6. Validation humaine légère
Un email récapitulatif est envoyé chaque matin avec la liste des factures traitées la veille. Le responsable valide (ou corrige) en 5 minutes. Les factures avec des champs null sont flagguées en rouge pour traitement manuel.
Résultats
- Temps de traitement par facture : de 3-4 minutes à moins de 30 secondes (validation humaine incluse)
- Temps récupéré par semaine : 2h30
- Erreurs de saisie : 0 depuis la mise en place
- Doublons détectés : 2 en 3 mois (factures envoyées deux fois par des fournisseurs) — auraient coûté 1 400€ si traités manuellement
- Classement Drive : cohérent, sans intervention, navigable
Stack technique
- n8n : orchestration du workflow (déclencheur Gmail, logique de routage, intégration Drive)
- Claude API (claude-sonnet-4-6) : extraction structurée des données de factures PDF
- Google Sheets : registre des factures + détection de doublons
- Google Drive API : classement automatique des PDF
- API REST comptabilité : création des écritures comptables
Ce qu'on retient
Le gain n'est pas seulement dans le temps. C'est aussi dans la fiabilité. La saisie manuelle a une variance — selon la fatigue, le rythme, la quantité. L'automatisation n'a pas de mauvais jours.
Et la détection des doublons, qui n'existait pas dans le process manuel, a déjà rentabilisé le setup à elle seule.
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