Le problème
Un prestataire de services B2B spécialisé dans la maintenance industrielle en province de Hainaut recevait entre 8 et 15 demandes par mois via son formulaire de contact et ses annonces en ligne. La gestion était simple : un email de réponse manuel, puis si pas de retour… rien. On passait au suivant.
Résultat : environ 60% des prospects qui entraient en contact ne recevaient jamais qu'un seul message. Certains signaient avec un concurrent qui avait relancé. D'autres avaient juste oublié de répondre et auraient été ravis d'un rappel.
Le commercial passait aussi du temps à se demander "est-ce qu'on a répondu à celui-là ?" — une question qui ne devrait pas exister.
Ce qui a été mis en place
Capture centralisée
Toutes les sources de leads (formulaire site, email direct, LinkedIn, Google Ads) convergent maintenant vers un seul point d'entrée : un webhook n8n. Chaque lead est créé dans Notion avec son statut initial, sa source, la date de premier contact.
Plus aucun lead "perdu" dans une boîte email personnelle ou un post-it mental.
Séquence de nurturing automatique
Dès la création du lead, une séquence de 4 emails se déclenche automatiquement, avec des délais conditionnels :
Email 1 — Immédiat : accusé de réception personnalisé avec le prénom, un résumé de ce qui a été demandé (extrait du formulaire), et une proposition de 3 créneaux pour un appel de 20 minutes.
Email 2 — J+3 si pas de réponse : suivi court et direct. "Je voulais m'assurer que vous aviez bien reçu mon message. Le projet est-il toujours d'actualité ?" avec les mêmes créneaux mis à jour.
Email 3 — J+7 : approche différente. On envoie un contenu utile en lien avec ce qu'a demandé le prospect (un article, un cas client proche de son secteur). Moins de vente, plus de valeur.
Email 4 — J+14 : email de clôture. "Je ne veux pas vous spammer. Si ce n'est plus d'actualité, pas de problème — répondez-moi juste 'non merci' pour que je puisse clore votre dossier." Ce type d'email génère souvent une réponse, même négative, ce qui clarifie le pipeline.
Dès qu'un prospect répond à n'importe quel email, la séquence s'arrête et le statut passe à "À rappeler" dans Notion avec une notification Slack.
Segmentation par comportement
Si le prospect clique sur le lien de prise de rendez-vous sans finaliser, n8n le détecte et déclenche un rappel 24h plus tard. Si le prospect ouvre l'email 3 fois sans répondre (via tracking pixel), le délai avant l'email 3 est réduit de 7 à 4 jours — signal d'intérêt.
Tableau de bord pipeline
Un dashboard Notion mis à jour en temps réel affiche : leads actifs par statut, taux d'ouverture par email de la séquence, taux de conversion par source, prospects "froids" à archiver.
Résultats
- Taux de réponse : passé de 22% à 67% sur les leads entrants
- Nombre de relances envoyées par semaine : 12 à 18, sans intervention manuelle
- Délai moyen entre premier contact et prise de rendez-vous : réduit de 11 jours à 4 jours
- Leads "perdus sans réponse" par mois : de 8-10 à moins de 2
- Temps commercial libéré : 4h/semaine (suivi manuel remplacé par le tableau de bord)
Stack technique
- n8n : orchestration complète (capture, séquençage, conditions, mise à jour Notion)
- Notion : CRM léger + pipeline commercial
- Brevo (ex-Sendinblue) : envoi des emails de séquence (tracking ouverture + clic)
- Tally : formulaire de contact côté site (webhook natif vers n8n)
- Slack : alertes temps réel sur les réponses prospects
Ce qu'on retient
La majorité des prospects perdus ne sont pas perdus parce qu'ils ne sont pas intéressés. Ils sont perdus parce que personne ne les a relancé au bon moment.
Une séquence bien construite ne harcèle pas — elle est utile, ponctuelle, et s'arrête dès que la conversation reprend. C'est la différence entre un système de relance et du spam.
Vous aussi vous laissez partir des prospects faute de relance systématique ? On met ça en place en moins de deux semaines. Écrivez à contact@craftflow.be.