Le problème
e-Square, le FABLAB de Marche-en-Famenne, accompagne des porteurs de projets et des entreprises dans la réalisation de pièces et prototypes. Chaque projet passe par plusieurs étapes : devis, validation, préparation fichiers, fabrication (découpe laser, impression 3D, usinage), finition, livraison.
Avec 15 à 20 projets en cours simultanément, le suivi se faisait dans un fichier Excel partagé. Le problème ? Personne ne le mettait à jour en temps réel. Les opérateurs en atelier n'avaient pas le réflexe, et le responsable passait chaque matin 40 minutes à collecter les infos à la main pour avoir une image à peu près juste de l'état du carnet.
Les retards n'étaient détectés que quand le client rappelait. Les goulets d'étranglement — machine occupée, matière manquante — n'étaient visibles qu'après coup.
Ce qui a été mis en place
Base de projets Notion
Le point de départ : une base de données Notion structurée, avec une fiche par projet. Chaque fiche contient les informations clés — client, description, deadline, étape en cours, machines mobilisées — et peut être mise à jour depuis n'importe quel appareil, y compris un téléphone en atelier.
La migration depuis l'Excel s'est faite en deux heures. Les propriétés sont pensées pour les opérateurs, pas pour un chef de projet : le moins de champs possibles, des statuts clairs en un clic.
Automatisations n8n
Détection des retards : un workflow tourne toutes les heures et compare la date d'avancement attendue avec l'état réel de chaque fiche. Si un projet est en retard de plus de 24h sur son jalonnement, une alerte part en Slack au responsable — nom du projet, nombre de jours de retard, lien direct vers la fiche.
Blocage machine : quand une machine est déclarée en maintenance ou mobilisée sur un projet long, n8n identifie automatiquement les projets en attente de cette machine et notifie les opérateurs concernés.
Rapport hebdomadaire : chaque lundi à 7h45, un workflow génère un résumé PDF de la semaine : projets livrés, projets en cours avec statut, projets en attente de validation. Le PDF est mis en forme via Google Apps Script et envoyé par email à la direction, et au client si une livraison est attendue dans la semaine.
Vue temps réel en atelier
Un tableau Notion en mode kanban est affiché sur un écran dans l'atelier. Chaque carte est un projet, chaque colonne une étape de production. Les opérateurs font glisser les cartes au fil de l'avancement — c'est la seule action demandée.
Le reste est automatique.
Résultats
- Temps de collecte d'info quotidien pour le responsable : passé de 40 min à 0
- Retards détectés avant rappel client : 100% depuis la mise en place
- Rapport hebdo : généré et envoyé automatiquement, sans rédaction manuelle
- Adoption par l'équipe : complète en moins d'une semaine — l'interface mobile Notion est plus simple que l'Excel partagé
Stack technique
- Notion : base de données projets, vue kanban atelier, suivi des statuts
- n8n : orchestration complète (détection retards, alertes machine, déclenchement rapport)
- Google Apps Script : génération et mise en forme du rapport PDF hebdomadaire
- Slack : notifications internes pour alertes retards et disponibilité machine
Ce qu'on retient
Vous n'avez pas besoin d'un ERP à 50 000€ pour avoir de la visibilité sur votre production. Un Notion bien structuré et quelques automatisations n8n font le travail pour une PME ou un atelier de taille moyenne — sans formation longue, sans intégration complexe, sans licence mensuelle prohibitive.
La clé : demander une seule action aux opérateurs (déplacer une carte), et automatiser tout le reste.
Vous pilotez votre activité avec un Excel qui est rarement à jour ? On met en place ce type de dashboard en moins de deux semaines. Écrivez à contact@craftflow.be.