Le problème
Une agence de communication digitale travaillant en B2B avait un process d'onboarding qui reposait entièrement sur la mémoire et la disponibilité d'une personne. Quand un client signait et payait l'acompte, il fallait :
- Créer le dossier client dans Google Drive (avec la bonne arborescence)
- Envoyer l'email de bienvenue avec les accès et le questionnaire de démarrage
- Créer le projet dans Notion avec les bonnes propriétés et le bon template
- Notifier l'équipe dans Slack avec le résumé du projet
- Créer l'événement "Premier appel" dans Google Calendar avec le lien Calendly
- Créer la fiche client dans le CRM
45 minutes par nouveau client. Parfois fait le soir ou le lendemain matin quand le paiement arrivait en dehors des heures de bureau. Ce qui donnait parfois une mauvaise première impression : le client venait de payer et n'avait rien reçu depuis plusieurs heures.
Ce qui a été mis en place
Le déclencheur : le webhook Stripe
Tout part du paiement. Quand Stripe confirme un paiement (payment_intent.succeeded), il envoie un webhook à n8n. C'est le point d'entrée unique — peu importe comment le client a payé (lien de paiement, abonnement, facture).
n8n vérifie immédiatement si ce paiement correspond à un nouveau client (lookup dans Notion) ou à un paiement récurrent (dans ce cas, le workflow s'arrête là).
Création automatique du dossier Drive
Un dossier client est créé automatiquement dans Google Drive, à l'emplacement défini, avec le nom au format standard (2026-03 — Nom Client). À l'intérieur, les sous-dossiers standards sont créés automatiquement : Briefs, Livrables, Factures, Réunions.
Un document Google Docs "Brief de démarrage" est créé depuis un template et prérempli avec le nom du client, la date, et les informations du devis.
Envoi de l'email de bienvenue + questionnaire
Dans les 2 minutes suivant le paiement, le client reçoit un email de bienvenue personnalisé (prénom, nom du projet, montant payé) avec :
- Un lien vers son dossier Drive partagé
- Le questionnaire de démarrage (formulaire Tally, prérempli avec son nom et email)
- Les coordonnées directes du chef de projet
- Un lien Calendly pour planifier le premier appel
L'email est rédigé dans le ton de l'agence — pas un template générique. Claude API génère la version personnalisée en fonction du type de prestation achetée.
Création du projet Notion
Un projet est créé dans la base Notion de l'agence avec :
- Les propriétés remplies (client, type de prestation, date de démarrage, chef de projet assigné, statut "Onboarding")
- Les tâches de démarrage standard pré-créées (réception questionnaire, brief, kick-off call, etc.)
- Le lien vers le dossier Drive intégré
Notification équipe Slack
Un message est envoyé dans le canal #nouveaux-clients avec : nom du client, type de prestation, montant, chef de projet assigné, lien vers le projet Notion et le dossier Drive.
Le chef de projet assigné reçoit une notification directe avec la même information et un rappel pour vérifier que le questionnaire a bien été rempli dans les 48h.
Suivi du questionnaire
Si le questionnaire n'est pas rempli dans les 48h, une relance automatique est envoyée au client. Si toujours pas rempli après 72h, une alerte est envoyée au chef de projet pour relancer manuellement.
Résultats
- Temps administratif par nouveau client : de 45 minutes à moins de 5 minutes (validation uniquement)
- Délai de réception du premier email par le client : de "dans les heures qui suivent" à moins de 2 minutes, 24h/24, 7j/7
- Satisfaction client mesurée : les retours sur l'onboarding sont systématiquement positifs depuis la mise en place — "c'était immédiat et très pro"
- Erreurs d'onboarding (dossier mal nommé, email oublié, projet pas créé) : éliminées
- Taux de remplissage du questionnaire de démarrage : passé de 61% à 89% (email reçu plus vite = client encore dans l'élan de la signature)
Stack technique
- Stripe Webhooks : déclencheur sur
payment_intent.succeeded - n8n : orchestration complète du workflow
- Google Drive API : création dossier + sous-dossiers + document depuis template
- Claude API : personnalisation de l'email de bienvenue selon la prestation
- Brevo : envoi de l'email de bienvenue transactionnel
- Tally : questionnaire de démarrage (webhook de confirmation vers n8n)
- Notion API : création du projet + tâches + propriétés
- Slack API : notifications équipe + chef de projet
- Google Calendar API : création de l'événement premier appel
Ce qu'on retient
Les 5 premières minutes après un paiement sont les plus importantes dans la relation client. Le client est dans son meilleur état d'esprit : il vient de s'engager, il est motivé, il attend quelque chose.
Recevoir un email professionnel, personnalisé, avec tout ce dont il a besoin dans les 2 minutes — ça pose un standard. Recevoir un email générique le lendemain matin — ça crée une légère déception qui colorera la suite.
L'automatisation ne retire rien à la relation. Elle garantit que les bases sont irréprochables à chaque fois, même quand le paiement arrive à 23h un vendredi.
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